Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2026-07-10

Dit Privacybeleid legt uit hoe Etcatera BV, handelend onder de naam The Original Cupkeeper, persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, een bestelling plaatst, zich inschrijft voor communicatie of op een andere manier met ons in contact komt.

Wij respecteren uw privacy en verwerken persoonsgegevens alleen wanneer wij daarvoor een geldige reden hebben.

1. Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Etcatera BV
Handelend onder de naam: The Original Cupkeeper
Maatschappelijke zetel: Burgstraat 112, 9000 Gent, België
Ondernemingsnummer: BE1025593173
Btw-nummer: BE1025593173
E-mail: johan@originalcupkeeper.com
Telefoon: +32 472 98 56 37
Website: https://originalcupkeeper.com

Hebt u vragen over dit Privacybeleid of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan kunt u contact met ons opnemen via johan@originalcupkeeper.com.

2. Wanneer dit Privacybeleid van toepassing is

Dit Privacybeleid is van toepassing wanneer u:

• onze website bezoekt;
• cookies aanvaardt, weigert of beheert;
• contact met ons opneemt via een formulier, e-mail, telefoon of ander kanaal;
• een offerte aanvraagt;
• een staal aanvraagt;
• een bestelling plaatst via onze webshop;
• een betaling uitvoert;
• een levering ontvangt;
• zich inschrijft voor nieuwsbrieven of marketingcommunicatie;
• met ons communiceert over producten, bestellingen, offertes, ondersteuning, klachten of retourzendingen;
• interactie heeft met onze advertenties of online marketingcampagnes.

Dit Privacybeleid is niet van toepassing op websites of diensten van derden die een eigen privacybeleid hebben.

3. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van uw interactie met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

3.1 Contact- en identificatiegegevens

Dit kan onder meer het volgende omvatten:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam;
• functie of rol;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuuradres;
• leveringsadres;
• btw-nummer of ondernemingsnummer;
• land en taalvoorkeur.

3.2 Bestel- en webshopgegevens

Wanneer u een bestelling plaatst, kunnen wij het volgende verwerken:

• bestelde producten;
• aantallen;
• gekozen varianten;
• bedrukkings- of personalisatieopties;
• bestelbedrag;
• btw- en factuurgegevens;
• verzendmethode;
• leveringsgegevens;
• opmerkingen bij de bestelling;
• bestelstatus;
• status van terugbetaling of retourzending;
• klantaccountgegevens, indien klantaccounts zijn ingeschakeld.

3.3 Gegevens uit offerteaanvragen en contactformulieren

Wanneer u een offerte, staal of informatie aanvraagt, kunnen wij het volgende verwerken:

• de informatie die u in het formulier invult;
• uw bericht;
• producten waarin u geïnteresseerd bent;
• aantallen;
• gegevens over het evenement of de organisatie;
• gewenste leveringstermijn;
• voorkeurstaal;
• de bronpagina van de aanvraag;
• opvolgingsstatus.

3.4 Betalingsgegevens

Betalingen via onze webshop worden verwerkt door Mollie of een andere betalingsdienstaanbieder die bij het afrekenen wordt vermeld.

Wij kunnen beperkte betalingsgerelateerde informatie ontvangen en bewaren, zoals:

• betaalmethode;
• betalingsstatus;
• transactiereferentie;
• betaald bedrag;
• terugbetalingsstatus;
• betaaldatum;
• factuurgegevens.

Wij bewaren geen volledige kaartgegevens of gegevens voor online bankieren op onze eigen websitesystemen.

Mollie verwerkt bepaalde betalingsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke op grond van zijn eigen privacybeleid.

3.5 Leverings- en logistieke gegevens

Om uw bestelling te leveren, kunnen wij het volgende verwerken:

• naam;
• leveringsadres;
• bedrijfsnaam;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• inhoud van de bestelling;
• verzendreferentie;
• trackinginformatie;
• leveringsstatus.

Deze informatie kan worden gedeeld met bezorgbedrijven, verzendplatformen, fulfilmentpartners of logistieke dienstverleners wanneer dat nodig is om uw bestelling te leveren.

3.6 Communicatie- en ondersteuningsgegevens

Wanneer u met ons communiceert, kunnen wij het volgende verwerken:

• e-mails en e-mailmetadata;
• telefoonnotities;
• ondersteuningsvragen;
• details van klachten;
• verzoeken tot retourzending of herroeping;
• interne notities over uw verzoek;
• eerdere interacties die relevant zijn voor uw bestelling, offerte of ondersteuningsvraag.

3.7 Marketing- en nieuwsbriefgegevens

Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of ermee instemt marketingcommunicatie te ontvangen, kunnen wij het volgende verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam;
• taalvoorkeur;
• inschrijvingsstatus;
• toestemmingsregistraties;
• gegevens over de interactie met e-mails, zoals of een e-mail werd geopend of een koppeling werd aangeklikt, indien dit is ingeschakeld.

U kunt zich op elk moment uitschrijven voor marketingmails via de uitschrijflink of door contact met ons op te nemen.

3.8 Website-, cookie-, analyse- en attributiegegevens

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij technische en gebruiksgegevens verwerken, afhankelijk van uw cookiekeuzes en de toepasselijke wetgeving.

Dit kan onder meer het volgende omvatten:

• IP-adres;
• browsertype;
• apparaattype;
• besturingssysteem;
• bezochte pagina's;
• tijdstip en datum van het bezoek;
• verwijzende pagina;
• taal;
• cookie-identificatoren;
• analyse-identificatoren;
• toestemmingsvoorkeuren;
• UTM-parameters;
• identificatoren van advertentieklikken, zoals klik-ID's van Google of Meta;
• campagne- en attributiegegevens.

Meer informatie vindt u in ons Cookiebeleid: https://originalcupkeeper.com/cookie-policy-eu/.

3.9 Beveiliging, spampreventie en technische logbestanden

Wij kunnen technische gegevens verwerken om onze website, formulieren, webshop en systemen te beveiligen.

Dit kan onder meer het volgende omvatten:

• IP-adres;
• browser- en apparaatgegevens;
• serverlogbestanden;
• mislukte aanmeldpogingen;
• metadata van formulierinzendingen;
• signalen voor spampreventie;
• logbestanden van beveiligingsgebeurtenissen.

Wij kunnen hulpmiddelen zoals reCAPTCHA, firewallsystemen, beveiligingsplug-ins, hostinglogbestanden of vergelijkbare diensten gebruiken om de website te beschermen.

3.10 CRM- en zakelijke opvolgingsgegevens

Wij kunnen gegevens over klanten, leads, offertes en interacties opslaan in ons interne CRM of onze bedrijfssystemen.

Dit kan onder meer het volgende omvatten:

• contactgegevens;
• bedrijfsgegevens;
• offerteaanvragen;
• bestelgeschiedenis;
• interactiegeschiedenis;
• opvolgingsstatus;
• verkoopnotities;
• klantsegment;
• taalvoorkeur;
• marketingattributie;
• relevante communicatie via e-mail of formulieren.

Hierdoor kunnen wij verzoeken beantwoorden, offertes opstellen, professioneel opvolgen en klantrelaties beheren.

4. Waarom wij persoonsgegevens verwerken en op welke rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer wij daarvoor een geldige rechtsgrond hebben.

4.1 Om bestellingen en overeenkomsten af te handelen

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• webshopbestellingen te verwerken;
• bestellingen te bevestigen;
• betalingen te aanvaarden;
• producten te leveren;
• facturen uit te reiken;
• retourzendingen en terugbetalingen te beheren;
• klachten af te handelen;
• klantenondersteuning te bieden.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

4.2 Om offerteaanvragen en vragen te beantwoorden

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• offertes op te stellen;
• gevraagde productinformatie te versturen;
• de beschikbaarheid van producten te beoordelen;
• verzoeken op te volgen;
• te communiceren over mogelijke bestellingen.

Rechtsgrond: maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van zakelijke vragen.

4.3 Om betalingen te verwerken

Wij verwerken betalingsgerelateerde gegevens om:

• betalingen te ontvangen;
• de betalingsstatus te controleren;
• betalingsfraude te voorkomen;
• terugbetalingen te verwerken;
• transacties af te stemmen;
• de boekhouding te beheren.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang bij een veilige betalingsverwerking.

4.4 Om bestellingen te leveren

Wij verwerken leveringsgegevens om:

• zendingen voor te bereiden;
• leveringsgegevens aan vervoerders te verstrekken;
• leveringen te volgen;
• leveringsproblemen op te lossen;
• beschadigde, ontbrekende of teruggestuurde zendingen af te handelen.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij het beheren van levering en logistiek.

4.5 Om wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen na te leven

Wij verwerken en bewaren bepaalde gegevens om:

• facturen uit te reiken;
• boekhoudkundige gegevens bij te houden;
• fiscale en btw-verplichtingen na te leven;
• te reageren op rechtmatige verzoeken van overheidsinstanties;
• rechtsvorderingen of geschillen af te handelen.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.

4.6 Om onze website en webshop te verbeteren

Afhankelijk van uw cookiekeuzes kunnen wij gebruiksgegevens van de website verwerken om:

• te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken;
• de navigatie en inhoud te verbeteren;
• de prestaties van de webshop te meten;
• technische problemen op te sporen;
• de gebruikerservaring te verbeteren.

Rechtsgrond: toestemming waar vereist, of gerechtvaardigd belang waar toegestaan voor strikt noodzakelijke of technisch weinig ingrijpende verwerkingen.

4.7 Om marketing- en advertentieprestaties te meten

Afhankelijk van uw cookiekeuzes en toestemming kunnen wij attributie- en advertentiegegevens verwerken om:

• te begrijpen welke campagnes leiden tot bezoeken, offerteaanvragen of bestellingen;
• de doeltreffendheid van advertenties te meten;
• dubbele of irrelevante rapportering te vermijden;
• onze marketingstrategie te verbeteren.

Rechtsgrond: toestemming waar vereist.

4.8 Om marketingcommunicatie te versturen

Wij kunnen marketingmails versturen als u zich daarvoor hebt ingeschreven, erom hebt gevraagd of wanneer dit wettelijk is toegestaan in het kader van een bestaande klantrelatie.

Rechtsgrond: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de situatie en de toepasselijke regels.

U kunt zich op elk moment uitschrijven.

4.9 Om onze website en onderneming te beschermen

Wij verwerken beveiligings- en technische gegevens om:

• spam te voorkomen;
• fraude op te sporen;
• formulieren en het afrekenproces te beveiligen;
• misbruik te voorkomen;
• onze website en systemen te beschermen;
• back-ups en logbestanden bij te houden.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij beveiliging en fraudepreventie, en wettelijke verplichting waar van toepassing.

4.10 Om CRM en klantrelaties te beheren

Wij verwerken CRM-gegevens om:

• offerteaanvragen en klantgesprekken bij te houden;
• dubbele opvolging te vermijden;
• in de juiste taal te antwoorden;
• de behoeften van klanten te begrijpen;
• verkoop- en ondersteuningsprocessen te beheren;
• interne registraties van interacties bij te houden.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij het beheren van klant- en zakelijke relaties, en uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen waar relevant.

5. Verwerking met behulp van AI en geautomatiseerde beslissingen

Momenteel gebruiken wij geen AI-dienstverleners om identificeerbare persoonsgegevens van klanten of leads te verwerken.

Als wij in de toekomst door AI ondersteunde werkprocessen invoeren, is het onze bedoeling om waar mogelijk geanonimiseerde of gepseudonimiseerde zakelijke context te gebruiken. Zo kunnen interne hulpmiddelen helpen bij taken zoals het opstellen, samenvatten, vertalen of classificeren van berichten zonder onnodig rechtstreeks persoonsgegevens bloot te stellen.

Wij gebruiken geen volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor klanten heeft.

Als ons gebruik van door AI ondersteunde verwerking wezenlijk verandert, zullen wij dit Privacybeleid bijwerken vóór of op het moment dat die verwerking aanvangt.

6. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de doeleinden die in dit Privacybeleid zijn beschreven.

Afhankelijk van uw interactie met ons kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

• betalingsdienstaanbieders, zoals Mollie;
• banken en financiële dienstverleners;
• bezorgbedrijven en verzendplatformen;
• aanbieders van websitehosting;
• e-mail- en communicatieproviders;
• CRM- en databaseproviders;
• aanbieders van boekhoud- en facturatiediensten;
• analyseproviders;
• advertentieplatformen, wanneer toestemming is gegeven;
• hulpmiddelen voor cookietoestemming en naleving;
• aanbieders van spampreventie en beveiliging;
• IT-dienstverleners en aanbieders van technische ondersteuning;
• professionele adviseurs, zoals accountants, advocaten of consultants;
• overheidsinstanties, rechtbanken, toezichthouders of rechtshandhavingsinstanties wanneer de wet dit vereist.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

7. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, nemen wij waar vereist passende waarborgen, zoals:

• adequaatheidsbesluiten;
• standaardcontractbepalingen;
• verwerkersovereenkomsten;
• aanvullende technische of organisatorische waarborgen.

8. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden die in dit Privacybeleid zijn beschreven, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

Als algemene indicatie:

• webshopbestellingen en facturen: bewaard gedurende de wettelijk vereiste boekhoudkundige en fiscale bewaartermijn;
• boekhoudkundige documenten: 10 jaar bewaard;
• offerteaanvragen en verkoopcommunicatie: 3 jaar na de laatste interactie bewaard, tenzij ze zijn omgezet in een bestelling of nodig zijn voor een actieve klantrelatie, een geschil of een wettelijke verplichting;
• communicatie met klantenondersteuning: 3 jaar na de laatste interactie bewaard, tenzij ze nodig is voor een actieve bestelling, een geschil, een garantiekwestie of een wettelijke verplichting;
• nieuwsbriefgegevens: bewaard tot u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt, plus een beperkte periode om uitsluitingsregistraties bij te houden;
• registraties van cookietoestemming: 365 dagen bewaard;
• analysegegevens: 3 jaar bewaard;
• beveiligingslogbestanden: 30–180 dagen bewaard, tenzij een langere periode nodig is om misbruik, fraude, beveiligingsincidenten of technische problemen te onderzoeken;
• CRM-gegevens: 3 jaar na de laatste betekenisvolle interactie bewaard, tenzij er een actieve klantrelatie, openstaande offerte of bestelling, een geschil, een garantiekwestie of een wettelijke verplichting is.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij ze, of archiveren wij ze veilig wanneer dit wettelijk vereist is.

9. Uw rechten

Afhankelijk van de situatie en de toepasselijke wetgeving kunt u het recht hebben om:

• inzage in uw persoonsgegevens te vragen;
• verbetering van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te vragen;
• verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
• overdraagbaarheid van gegevens te vragen;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Neem contact met ons op via johan@originalcupkeeper.com om uw rechten uit te oefenen.

Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij op uw verzoek reageren.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen wij verplicht zijn bepaalde gegevens over bestellingen, facturen, betalingen of boekhouding te bewaren om wettelijke verplichtingen na te leven of ons tegen rechtsvorderingen te verdedigen.

10. Marketingkeuzes

Als u marketingmails van ons ontvangt, kunt u zich op elk moment uitschrijven door op de uitschrijflink in de e-mail te klikken of contact met ons op te nemen via johan@originalcupkeeper.com.

Uitschrijven voor marketingmails verhindert niet dat wij noodzakelijke dienstberichten versturen, zoals orderbevestigingen, betalingsupdates, leveringsinformatie, antwoorden op offertes of juridische mededelingen.

11. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

Sommige cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website en webshop. Andere cookies, zoals analyse- of marketingcookies, worden alleen gebruikt waar dit is toegestaan en waar toestemming vereist is.

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via onze cookiebanner of cookie-instellingen.

Meer informatie vindt u in ons Cookiebeleid: https://originalcupkeeper.com/cookie-policy-eu/.

12. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer toegangscontroles, beveiligde hosting, SSL-versleuteling, back-ups, beveiligingsmonitoring, software-updates, rolgebaseerde toegang en interne procedures omvatten.

Geen enkele website, webshop of onlinedienst kan volledig veilig worden gegarandeerd. Als u denkt dat uw persoonsgegevens of uw interactie met ons door een beveiligingsprobleem zijn getroffen, neem dan contact met ons op via johan@originalcupkeeper.com.

13. Kinderen

Onze website en webshop zijn niet op kinderen gericht.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor marketing- of webshopdoeleinden. Als u denkt dat een kind persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via johan@originalcupkeeper.com.

14. Koppelingen en diensten van derden

Onze website kan koppelingen bevatten naar websites, platformen of diensten van derden.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken, inhoud of beveiliging van websites of diensten van derden. Raadpleeg hun privacybeleid voordat u persoonsgegevens aan hen verstrekt.

15. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken.

De meest recente versie is altijd beschikbaar op https://originalcupkeeper.com. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij waar passend aanvullende stappen nemen om u op de hoogte te brengen.

16. Klacht bij een toezichthoudende autoriteit

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct hebben behandeld, kunt u contact met ons opnemen via johan@originalcupkeeper.com zodat wij het probleem proberen op te lossen.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

In België is de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
Website: https://www.dataprotectionauthority.be/