Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 2026-07-10

La présente Politique de confidentialité explique comment Etcatera BV, exerçant ses activités sous le nom The Original Cupkeeper, collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel lorsque vous visitez notre site web, nous contactez, demandez un devis, passez une commande, vous abonnez à nos communications ou interagissez avec nous d'une autre manière.

Nous respectons votre vie privée et ne traitons vos données à caractère personnel que lorsque nous disposons d'un motif valable pour le faire.

1. Qui sommes-nous ?

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est :

Etcatera BV
Exerçant ses activités sous le nom : The Original Cupkeeper
Siège social : Burgstraat 112, 9000 Gand, Belgique
Numéro d'entreprise : BE1025593173
Numéro de TVA : BE1025593173
E-mail : johan@originalcupkeeper.com
Téléphone : +32 472 98 56 37
Site web : https://originalcupkeeper.com

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l'adresse johan@originalcupkeeper.com.

2. Quand la présente Politique de confidentialité s'applique-t-elle ?

La présente Politique de confidentialité s'applique lorsque vous :

• visitez notre site web ;
• acceptez, refusez ou gérez les cookies ;
• nous contactez au moyen d'un formulaire, par e-mail, par téléphone ou par un autre canal ;
• demandez un devis ;
• demandez un échantillon ;
• passez une commande dans notre boutique en ligne ;
• effectuez un paiement ;
• recevez une livraison ;
• vous abonnez à des newsletters ou à des communications marketing ;
• communiquez avec nous au sujet de produits, commandes, devis, assistance, réclamations ou retours ;
• interagissez avec nos publicités ou campagnes de marketing en ligne.

La présente Politique de confidentialité ne s'applique pas aux sites web ou services de tiers qui disposent de leur propre politique de confidentialité.

3. Données à caractère personnel que nous collectons

Selon la manière dont vous interagissez avec nous, nous pouvons traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes.

3.1 Coordonnées et données d'identification

Celles-ci peuvent comprendre :

• le prénom et le nom ;
• le nom de l'entreprise ;
• la fonction ou le rôle ;
• l'adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone ;
• l'adresse de facturation ;
• l'adresse de livraison ;
• le numéro de TVA ou le numéro d'entreprise ;
• le pays et la préférence linguistique.

3.2 Données relatives aux commandes et à la boutique en ligne

Lorsque vous passez une commande, nous pouvons traiter :

• les produits commandés ;
• les quantités ;
• les variantes sélectionnées ;
• les options d'impression ou de personnalisation ;
• le montant de la commande ;
• la TVA et les données de facturation ;
• le mode d'expédition ;
• les données de livraison ;
• les remarques relatives à la commande ;
• le statut de la commande ;
• le statut du remboursement ou du retour ;
• les données du compte client, si les comptes clients sont activés.

3.3 Données relatives aux demandes de devis et formulaires de contact

Lorsque vous demandez un devis, un échantillon ou des informations, nous pouvons traiter :

• les informations que vous saisissez dans le formulaire ;
• votre message ;
• les produits qui vous intéressent ;
• les quantités ;
• les informations relatives à l'événement ou à l'organisation ;
• le délai de livraison souhaité ;
• la langue de préférence ;
• la page depuis laquelle la demande a été envoyée ;
• le statut du suivi.

3.4 Données de paiement

Les paiements effectués dans notre boutique en ligne sont traités par Mollie ou par un autre prestataire de paiement indiqué lors du paiement.

Nous pouvons recevoir et conserver des informations limitées relatives au paiement, telles que :

• le mode de paiement ;
• le statut du paiement ;
• la référence de la transaction ;
• le montant payé ;
• le statut du remboursement ;
• la date du paiement ;
• les données de facturation.

Nous ne conservons pas les données complètes de cartes bancaires ni les identifiants de banque en ligne dans nos propres systèmes web.

Mollie traite certaines données de paiement en qualité de responsable du traitement indépendant, conformément à sa propre politique de confidentialité.

3.5 Données de livraison et de logistique

Afin de livrer votre commande, nous pouvons traiter :

• le nom ;
• l'adresse de livraison ;
• le nom de l'entreprise ;
• le numéro de téléphone ;
• l'adresse e-mail ;
• le contenu de la commande ;
• la référence de l'envoi ;
• les informations de suivi ;
• le statut de la livraison.

Ces informations peuvent être partagées avec des entreprises de livraison, des plateformes d'expédition, des partenaires de traitement des commandes ou des prestataires logistiques lorsque cela est nécessaire à la livraison de votre commande.

3.6 Données de communication et d'assistance

Lorsque vous communiquez avec nous, nous pouvons traiter :

• les e-mails et leurs métadonnées ;
• les notes d'appels téléphoniques ;
• les demandes d'assistance ;
• les informations relatives aux réclamations ;
• les demandes de retour ou de rétractation ;
• les notes internes concernant votre demande ;
• les interactions antérieures pertinentes pour votre commande, votre devis ou votre question d'assistance.

3.7 Données de marketing et de newsletter

Si vous vous abonnez à notre newsletter ou acceptez de recevoir des communications marketing, nous pouvons traiter :

• le nom ;
• l'adresse e-mail ;
• le nom de l'entreprise ;
• la préférence linguistique ;
• le statut de l'abonnement ;
• les enregistrements du consentement ;
• les données d'interaction avec les e-mails, par exemple si un e-mail a été ouvert ou si un lien a été cliqué, lorsque cette fonctionnalité est activée.

Vous pouvez vous désabonner des e-mails marketing à tout moment en utilisant le lien de désabonnement ou en nous contactant.

3.8 Données relatives au site web, aux cookies, à l'analyse et à l'attribution

Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons traiter des données techniques et d'utilisation, selon vos choix en matière de cookies et le droit applicable.

Celles-ci peuvent comprendre :

• l'adresse IP ;
• le type de navigateur ;
• le type d'appareil ;
• le système d'exploitation ;
• les pages visitées ;
• la date et l'heure de la visite ;
• la page de provenance ;
• la langue ;
• les identifiants de cookies ;
• les identifiants d'analyse ;
• les préférences de consentement ;
• les paramètres UTM ;
• les identifiants de clics publicitaires, tels que ceux de Google ou Meta ;
• les données de campagne et d'attribution.

Vous trouverez davantage d'informations dans notre Politique relative aux cookies : https://originalcupkeeper.com/cookie-policy-eu/.

3.9 Sécurité, prévention du spam et journaux techniques

Nous pouvons traiter des données techniques afin de garantir la sécurité de notre site web, de nos formulaires, de notre boutique en ligne et de nos systèmes.

Celles-ci peuvent comprendre :

• l'adresse IP ;
• les informations relatives au navigateur et à l'appareil ;
• les journaux du serveur ;
• les tentatives de connexion infructueuses ;
• les métadonnées des envois de formulaires ;
• les signaux de prévention du spam ;
• les journaux des événements de sécurité.

Nous pouvons utiliser des outils tels que reCAPTCHA, des pare-feu, des extensions de sécurité, des journaux d'hébergement ou des services similaires afin de protéger le site web.

3.10 Données CRM et de suivi commercial

Nous pouvons conserver des données relatives aux clients, prospects, devis et interactions dans notre CRM interne ou nos systèmes commerciaux.

Celles-ci peuvent comprendre :

• les coordonnées ;
• les informations sur l'entreprise ;
• les demandes de devis ;
• l'historique des commandes ;
• l'historique des interactions ;
• le statut du suivi ;
• les notes commerciales ;
• le segment de clientèle ;
• la préférence linguistique ;
• l'attribution marketing ;
• les communications pertinentes par e-mail ou formulaire.

Ces données nous aident à répondre aux demandes, à préparer des devis, à assurer un suivi professionnel et à gérer les relations avec nos clients.

4. Finalités et bases juridiques du traitement des données à caractère personnel

Nous ne traitons les données à caractère personnel que lorsque nous disposons d'une base juridique valable.

4.1 Traitement des commandes et contrats

Nous traitons les données à caractère personnel afin de :

• traiter les commandes de la boutique en ligne ;
• confirmer les commandes ;
• accepter les paiements ;
• livrer les produits ;
• émettre les factures ;
• gérer les retours et remboursements ;
• traiter les réclamations ;
• fournir une assistance à la clientèle.

Base juridique : l'exécution d'un contrat ou les mesures prises avant la conclusion d'un contrat.

4.2 Réponse aux demandes de devis et de renseignements

Nous traitons les données à caractère personnel afin de :

• répondre aux questions ;
• préparer des devis ;
• envoyer les informations demandées sur les produits ;
• évaluer la disponibilité des produits ;
• assurer le suivi des demandes ;
• communiquer au sujet de commandes éventuelles.

Base juridique : les mesures prises avant la conclusion d'un contrat et/ou l'intérêt légitime à répondre aux demandes commerciales.

4.3 Traitement des paiements

Nous traitons les données relatives aux paiements afin de :

• recevoir les paiements ;
• vérifier le statut du paiement ;
• prévenir la fraude au paiement ;
• traiter les remboursements ;
• rapprocher les transactions ;
• gérer la comptabilité.

Base juridique : l'exécution d'un contrat, une obligation légale et l'intérêt légitime à assurer un traitement sécurisé des paiements.

4.4 Livraison des commandes

Nous traitons les données de livraison afin de :

• préparer les envois ;
• transmettre les données de livraison aux transporteurs ;
• suivre les livraisons ;
• résoudre les problèmes de livraison ;
• gérer les envois endommagés, manquants ou retournés.

Base juridique : l'exécution d'un contrat et l'intérêt légitime à gérer la livraison et la logistique.

4.5 Respect des obligations légales et comptables

Nous traitons et conservons certaines données afin de :

• émettre les factures ;
• tenir les registres comptables ;
• respecter les obligations fiscales et en matière de TVA ;
• répondre aux demandes légitimes des autorités ;
• gérer les actions en justice ou les litiges.

Base juridique : une obligation légale et l'intérêt légitime.

4.6 Amélioration de notre site web et de notre boutique en ligne

Selon vos choix en matière de cookies, nous pouvons traiter les données d'utilisation du site web afin de :

• comprendre comment les visiteurs utilisent le site web ;
• améliorer la navigation et le contenu ;
• mesurer les performances de la boutique en ligne ;
• détecter les problèmes techniques ;
• améliorer l'expérience utilisateur.

Base juridique : le consentement lorsque celui-ci est requis, ou l'intérêt légitime lorsque cela est autorisé pour un traitement technique strictement nécessaire ou à faible incidence.

4.7 Mesure des performances du marketing et de la publicité

Selon vos choix et votre consentement en matière de cookies, nous pouvons traiter des données d'attribution et de publicité afin de :

• comprendre quelles campagnes entraînent des visites, des demandes de devis ou des commandes ;
• mesurer l'efficacité de la publicité ;
• éviter les rapports en double ou non pertinents ;
• améliorer notre stratégie marketing.

Base juridique : le consentement lorsque celui-ci est requis.

4.8 Envoi de communications marketing

Nous pouvons envoyer des e-mails marketing si vous vous y êtes abonné, si vous les avez demandés ou lorsque la loi l'autorise dans le cadre d'une relation avec un client existant.

Base juridique : le consentement ou l'intérêt légitime, selon la situation et les règles applicables.

Vous pouvez vous désabonner à tout moment.

4.9 Protection de notre site web et de notre entreprise

Nous traitons les données techniques et de sécurité afin de :

• prévenir le spam ;
• détecter les fraudes ;
• sécuriser les formulaires et le processus de paiement ;
• prévenir les abus ;
• protéger notre site web et nos systèmes ;
• maintenir des sauvegardes et des journaux.

Base juridique : l'intérêt légitime à assurer la sécurité et à prévenir la fraude, ainsi qu'une obligation légale le cas échéant.

4.10 Gestion du CRM et des relations clients

Nous traitons les données du CRM afin de :

• assurer le suivi des demandes de devis et des conversations avec les clients ;
• éviter les suivis en double ;
• répondre dans la langue adéquate ;
• comprendre les besoins des clients ;
• gérer les processus de vente et d'assistance ;
• conserver des traces internes des interactions.

Base juridique : l'intérêt légitime à gérer les relations avec les clients et les relations commerciales, ainsi que l'exécution d'un contrat ou les mesures précontractuelles lorsqu'elles sont pertinentes.

5. Traitement assisté par l'IA et décisions automatisées

Nous n'utilisons actuellement aucun prestataire de services d'IA pour traiter les données à caractère personnel identifiables de clients ou de prospects.

Si nous introduisons à l'avenir des processus assistés par l'IA, notre approche envisagée consiste à utiliser autant que possible un contexte commercial anonymisé ou pseudonymisé, afin que les outils internes puissent contribuer à des tâches telles que la rédaction, le résumé, la traduction ou la classification de messages sans exposer directement des données à caractère personnel qui ne sont pas nécessaires.

Nous ne recourons pas à une prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires pour les clients.

Si notre utilisation du traitement assisté par l'IA change de manière substantielle, nous mettrons à jour la présente Politique de confidentialité avant ou au moment où ce traitement commencera.

6. Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?

Nous ne partageons les données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Selon votre interaction avec nous, les données à caractère personnel peuvent être partagées avec :

• des prestataires de paiement, tels que Mollie ;
• des banques et prestataires de services financiers ;
• des entreprises de livraison et plateformes d'expédition ;
• des hébergeurs de sites web ;
• des prestataires de messagerie et de communication ;
• des fournisseurs de CRM et de bases de données ;
• des prestataires de services comptables et de facturation ;
• des prestataires d'analyse ;
• des plateformes publicitaires, lorsque le consentement a été donné ;
• des outils de consentement aux cookies et de conformité ;
• des prestataires de prévention du spam et de sécurité ;
• des prestataires informatiques et d'assistance technique ;
• des conseillers professionnels, tels que des comptables, avocats ou consultants ;
• des autorités publiques, tribunaux, organismes de réglementation ou services chargés de l'application de la loi lorsque la loi l'exige.

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel.

7. Transferts internationaux

Certains prestataires de services peuvent traiter des données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'Espace économique européen, nous mettons en place des garanties appropriées lorsque cela est requis, telles que :

• des décisions d'adéquation ;
• des clauses contractuelles types ;
• des accords de traitement des données ;
• des garanties techniques ou organisationnelles supplémentaires.

8. Durée de conservation des données à caractère personnel

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi.

À titre indicatif :

• commandes de la boutique en ligne et factures : conservées pendant la durée légale de conservation applicable en matière comptable et fiscale ;
• documents comptables : conservés pendant 10 ans ;
• demandes de devis et communications commerciales : conservées pendant 3 ans après la dernière interaction, sauf si elles sont converties en commande ou nécessaires dans le cadre d'une relation client active, d'un litige ou d'une obligation légale ;
• communications avec l'assistance à la clientèle : conservées pendant 3 ans après la dernière interaction, sauf si elles sont nécessaires pour une commande active, un litige, une question de garantie ou une obligation légale ;
• données de newsletter : conservées jusqu'à votre désabonnement ou au retrait de votre consentement, auxquelles s'ajoute une période limitée pour conserver les listes d'opposition ;
• enregistrements du consentement aux cookies : conservés pendant 365 jours ;
• données d'analyse : conservées pendant 3 ans ;
• journaux de sécurité : conservés pendant 30 à 180 jours, sauf pendant la durée d'une enquête sur un abus, une fraude, un incident de sécurité ou un problème technique ;
• enregistrements du CRM : conservés pendant 3 ans après la dernière interaction significative, sauf en cas de relation client active, de devis ou commande en cours, de litige, de question de garantie ou d'obligation légale, ou s'ils sont encore pertinents pour un besoin commercial légitime.

Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons ou les archivons de manière sécurisée lorsque la loi l'exige.

9. Vos droits

Selon la situation et le droit applicable, vous pouvez avoir le droit de :

• demander l'accès à vos données à caractère personnel ;
• demander la rectification de données à caractère personnel inexactes ou incomplètes ;
• demander l'effacement de vos données à caractère personnel ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
• demander la portabilité des données ;
• vous opposer au marketing direct ;
• introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l'adresse johan@originalcupkeeper.com.

Nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Certains droits ne sont pas absolus. Par exemple, nous pouvons être tenus de conserver certaines données relatives aux commandes, aux factures, aux paiements ou à la comptabilité afin de respecter nos obligations légales ou de défendre nos droits en justice.

10. Vos choix en matière de marketing

Si vous recevez des e-mails marketing de notre part, vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans l'e-mail ou en nous contactant à l'adresse johan@originalcupkeeper.com.

Le désabonnement des e-mails marketing ne nous empêche pas de vous envoyer des messages de service nécessaires, tels que des confirmations de commande, des mises à jour de paiement, des informations de livraison, des réponses à des demandes de devis ou des notifications légales.

11. Cookies

Notre site web utilise des cookies et des technologies similaires.

Certains cookies sont nécessaires au fonctionnement du site web et de la boutique en ligne. D'autres cookies, tels que les cookies d'analyse ou de marketing, ne sont utilisés que lorsque cela est autorisé et lorsqu'un consentement est requis.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies au moyen de notre bandeau de cookies ou des paramètres relatifs aux cookies.

Vous trouverez davantage d'informations dans notre Politique relative aux cookies : https://originalcupkeeper.com/cookie-policy-eu/.

12. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive, altération ou divulgation.

Ces mesures peuvent comprendre des contrôles d'accès, un hébergement sécurisé, le chiffrement SSL, des sauvegardes, une surveillance de la sécurité, des mises à jour logicielles, des accès fondés sur les rôles et des procédures internes.

La sécurité absolue d'un site web, d'une boutique en ligne ou d'un service en ligne ne peut jamais être garantie. Si vous pensez que vos données à caractère personnel ou votre interaction avec nous ont été affectées par un problème de sécurité, contactez-nous à l'adresse johan@originalcupkeeper.com.

13. Enfants

Notre site web et notre boutique en ligne ne s'adressent pas aux enfants.

Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel d'enfants à des fins de marketing ou de vente en ligne. Si vous pensez qu'un enfant nous a transmis des données à caractère personnel, contactez-nous à l'adresse johan@originalcupkeeper.com.

14. Liens et services de tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web, plateformes ou services de tiers.

Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de confidentialité, du contenu ou de la sécurité des sites web ou services de tiers. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir des données à caractère personnel.

15. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre.

La dernière version sera toujours disponible sur https://originalcupkeeper.com. Si les modifications sont importantes, nous pouvons prendre des mesures supplémentaires pour vous en informer lorsque cela est approprié.

16. Réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Si vous estimez que nous n'avons pas traité correctement vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l'adresse johan@originalcupkeeper.com afin que nous puissions tenter de résoudre le problème.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données.

En Belgique, l'autorité de contrôle est :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
Site web : https://www.dataprotectionauthority.be/