Les gobelets réutilisables pour festivals et événements aident les organisateurs à réduire les déchets, à alléger le nettoyage et à offrir une meilleure expérience de service des boissons. Mais choisir le bon dispositif soulève des questions très concrètes.
- Combien de gobelets faut-il prévoir ?
- Quel matériau choisir ?
- Faut-il emprunter, louer ou acheter ?
- Et comment gérer les consignes, le lavage, le personnel et le stockage ?
Ce guide présente les principales décisions à prendre pour les organisateurs d’événements. Que vous organisiez un festival, un concert, un événement sportif ou tout autre événement à fort volume, l’objectif reste le même : mettre en place un système de gobelets réutilisables fluide, aussi bien pour le personnel que pour les participants.
Réponse rapide : que faut-il prévoir pour mettre en place un système de gobelets réutilisables ?
Avant de passer aux gobelets réutilisables, la plupart des organisateurs doivent décider :
- combien de gobelets commander
- quel matériau convient le mieux à l’événement
- s’il faut emprunter, louer ou acheter
- comment fonctionneront les consignes et les retours
- si le lavage sera effectué sur place ou hors site
- comment les porte-gobelets réutilisables s’intègrent dans l’expérience visiteur
Pourquoi les festivals passent aux gobelets réutilisables
La durabilité est l’une des raisons pour lesquelles les festivals abandonnent les gobelets à usage unique. Mais les opérations, la maîtrise des coûts, la conformité réglementaire et l’expérience des participants comptent tout autant.
Partout en Europe, les réglementations poussent les événements à s’éloigner des plastiques à usage unique et à adopter des systèmes réutilisables. Les gobelets réutilisables ne sont donc pas seulement un choix environnemental. C’est aussi une manière concrète d’assurer la pérennité de votre événement.
En plus de répondre aux exigences réglementaires, les gobelets réutilisables offrent plusieurs avantages pratiques :
- moins de déchets et moins de pression sur le nettoyage
- une sensation plus solide et plus premium que les gobelets jetables
- un coût par boisson plus faible sur la durée, si le réemploi est bien géré
- une meilleure adéquation avec les attentes d’un public, de partenaires et de sponsors sensibles à l’écologie
- une démarche durable plus visible pour l’image de votre événement
Comment choisir le bon système de gobelets réutilisables pour votre événement
Le meilleur dispositif dépend de la taille de votre événement, de la rapidité du service des boissons, de vos besoins en branding et du fait que l’événement soit ponctuel ou revienne chaque année.
Petit événement local
Un système simple d’emprunt ou de location suffit souvent. Limitez le nombre de types de gobelets, prévoyez un point de retour simple et évitez de compliquer le processus.
Événement à fort volume
Prévoyez une circulation plus rapide des gobelets, des points de retour clairement visibles et un briefing solide pour le personnel. C’est dans ce cas que les gobelets réutilisables, la logistique de retour et les solutions réutilisables pour transporter plusieurs boissons doivent fonctionner ensemble.
Événement récurrent avec identité de marque
Si l’événement revient régulièrement, l’achat de gobelets réutilisables imprimés peut devenir plus intéressant. Les gobelets personnalisés peuvent renforcer l’expérience, mais ils peuvent aussi faire baisser le taux de retour si trop de participants décident de les garder.
Matériau
Le premier choix à faire concerne le type de matériau le plus adapté à votre événement. La plupart des gobelets réutilisables pour événements sont fabriqués en polypropylène (PP), en polycarbonate (PC) ou en copolyester comme le Tritan. Selon votre carte de boissons et le style de l’événement, vous pouvez utiliser un seul matériau ou en combiner plusieurs.
- Polypropylène (PP) : robuste, économique et bien adapté à une utilisation intensive lors de festivals et d’événements
- Polycarbonate (PC) : transparent et durable, avec une apparence plus proche du verre
- Copolyester / Tritan : également transparent et durable, souvent choisi lorsque l’esthétique compte davantage
Si votre événement propose de la bière, des softs, du vin et des boissons spéciales, il peut être pertinent d’utiliser plusieurs types de gobelets. Gardez toutefois à l’esprit que multiplier les formats complique la logistique et le travail du personnel.
Combien de gobelets réutilisables faut-il commander ?
Le nombre de gobelets réutilisables nécessaires dépend de la fréquentation, de la rapidité du service au bar, du mode de lavage, des pics d’activité, de la météo et du nombre de tailles de gobelets prévues. Si vous avez des données issues d’éditions précédentes, partez de là. Sinon, utilisez des estimations de planification.
Commencez par évaluer :
- le nombre maximal de visiteurs présents sur le site au même moment
- le nombre de bars ou de points de vente de boissons
- le nombre de types et de tailles de gobelets
- si le lavage se fait sur place ou hors site
- à quel point les pics de service sont concentrés
Ajoutez une marge de 10 à 15 % afin de ne pas manquer de gobelets pendant les périodes de pointe.
En règle générale :
- pour un événement rapide comme un festival ou une fête, partez sur environ 7 gobelets par visiteur et par jour
- pour un événement plus lent comme un match, un concert ou une représentation, partez sur environ 2 à 3 gobelets par visiteur et par jour
- avec un lavage efficace sur place, ces chiffres peuvent diminuer de manière significative
Ce sont des points de départ, pas des règles universelles. Vos besoins réels dépendront de la configuration de votre événement, de la vitesse de service et du système de retour.
Faut-il emprunter, louer ou acheter des gobelets réutilisables ?
Il existe trois grandes façons de se procurer des gobelets réutilisables. Votre décision dépend de la fréquence de l’événement, du niveau de personnalisation souhaité et du soutien logistique dont vous avez besoin.
- Emprunter : une option pratique pour les petits événements locaux
- Louer : souvent la meilleure solution pour les événements de taille moyenne à grande, surtout si la livraison et le nettoyage sont inclus
- Acheter : souvent intéressant pour les événements récurrents ou ceux qui souhaitent des gobelets imprimés et une expérience plus marquée par le branding
Si vous prévoyez de personnaliser les gobelets avec l’identité visuelle de l’événement, gardez à l’esprit que leur valeur souvenir peut nuire au taux de retour si trop de participants veulent les emporter.
Vous pouvez aussi combiner plusieurs approches. Par exemple, un événement récurrent peut acheter son stock de base et louer des quantités supplémentaires pour les périodes de forte affluence.
Comment fonctionnent les systèmes de consigne
Un système de gobelets réutilisables fonctionne au mieux lorsque vous planifiez ensemble la consigne, les retours, le lavage, le personnel et la communication. L’un des plus grands défis opérationnels consiste à récupérer les gobelets de manière régulière.
Une approche courante consiste à facturer une consigne pour le premier gobelet, puis à échanger ce gobelet à chaque nouvelle boisson. La consigne doit être suffisamment élevée pour encourager les participants à rendre les gobelets de façon régulière.
Les systèmes de consigne les plus courants incluent :
- Transactions en espèces : simples et directes pour les petits événements
- Systèmes cashless : efficaces pour les grands événements utilisant des bracelets ou des cartes à puce
- Éco-tokens : un jeton est échangé contre un premier gobelet, puis sert dans le flux de retour et d’échange
Si vous n’utilisez pas d’éco-tokens, permettez aux participants d’échanger leur dernier gobelet contre le montant de la consigne. Un point de retour bien visible à la sortie peut réduire le nombre de gobelets abandonnés et les files d’attente. Certains événements reversent aussi les consignes non réclamées à une association.
Si vous explorez des systèmes de collecte plus avancés, vous pouvez également vous intéresser à des solutions comme Goodless et leurs outils de collecte intelligents.
Lavage, personnel et stockage
Lavage
Déterminez ensuite si le lavage sera effectué sur place ou hors site. Les deux options peuvent fonctionner. Le bon choix dépend de la taille de l’événement, des infrastructures, de la logistique et du coût.
Comparez :
- le coût de la location d’un plus grand nombre de gobelets sans lavage intermédiaire
- au coût d’un lavage pendant l’événement permettant de louer ou d’acheter moins d’unités au total
Pour un lavage sur place, prévoyez :
- de l’eau et de l’électricité
- du détergent
- des bacs ou des systèmes d’empilage
- suffisamment d’espace près du bar
- assez d’espace de refroidissement et de séchage après le lavage
Un lave-vaisselle est généralement l’option la plus hygiénique et la plus efficace si votre lieu peut le supporter.
Personnel
Les systèmes réutilisables déplacent généralement la charge de travail plutôt qu’ils n’en ajoutent simplement. Vous aurez peut-être besoin de plus de soutien pour la gestion des gobelets, mais de moins de nettoyage.
Désignez une personne responsable de l’ensemble du système de gobelets : logistique, inventaire, briefing du personnel et résolution des problèmes. Estimez ensuite le renfort nécessaire pour :
- l’inventaire et la logistique
- les retours de consigne
- la gestion des jetons, si nécessaire
- le lavage sur place, si nécessaire
Si vous utilisez uniquement des gobelets réutilisables et prévoyez un lavage sur place, assurez-vous que les effectifs nécessaires à ce processus sont réalistes avant le jour J.
Stockage et hygiène
Les gobelets réutilisables nécessitent beaucoup plus d’espace de stockage que les stocks jetables ; il faut donc prévoir ce point dès le départ.
Si vous lavez sur place, laissez aux gobelets le temps de sécher complètement après le dernier lavage. Si vous les rangez encore humides, vous risquez des problèmes d’hygiène et d’odeur.
Communication auprès du personnel et des participants
Une communication claire est ce qui fait fonctionner le système le jour de l’événement. Le personnel comme les participants doivent comprendre comment les gobelets circulent pendant l’événement.
Personnel
Briefez les responsables de bar par écrit à l’avance, puis répétez le briefing à l’oral avant l’ouverture. Assurez-vous que le personnel comprend :
- quelles boissons vont dans quel type de gobelet
- comment la consigne est calculée
- où vont les gobelets usagés
- comment les gobelets propres reviennent au bar
- qui prend les décisions logistiques pendant l’événement
- comment prévenir la fraude ou les pertes de stock
- les éventuelles règles concernant la consommation du personnel
Participants
Expliquez le système tôt et répétez l’information souvent :
- mentionnez-le sur votre site web et vos réseaux sociaux avant l’événement
- utilisez une signalétique au bar pendant l’événement
- rendez les points de retour très visibles
- répétez les informations clés sur des écrans, panneaux ou banderoles
Plus le système est simple à comprendre, plus les gens auront tendance à l’utiliser correctement.
Comment les Cupkeepers s’intègrent dans un système de gobelets réutilisables
Les gobelets réutilisables ne résolvent qu’une partie du problème des déchets. Si les participants transportent encore leurs boissons dans des porte-gobelets en carton jetables, le système n’est pas complet. En fait, ces déchets en carton ressortiront encore davantage à mesure que vous passerez à de la vaisselle et des contenants réutilisables.
Cupkeeper aide les événements à remplacer les porte-boissons jetables par une solution réutilisable qui est :
- plus facile à transporter
- plus facile à personnaliser
- mieux adaptée à un service de boissons fondé sur le réemploi.
C’est particulièrement important pour les festivals et les événements très fréquentés où les gens emportent souvent plusieurs boissons depuis le bar. Des visiteurs capables de transporter plus de boissons, c’est aussi plus de ventes et une file d’attente plus courte.
Un porte-boissons réutilisable premium comme Cupkeeper apporte :
- pas de déchets liés aux porte-gobelets en carton
- une expérience visiteur plus fluide (ne sous-estimez pas le confort du transport à une main, surtout dans une foule dense)
- plus de visibilité pour vos choix durables
- une opportunité supplémentaire de branding pour votre événement ou vos sponsors
- une source de revenus additionnelle, puisque les visiteurs acceptent volontiers de payer un ticket boisson pour leur Cupkeeper
Si vous souhaitez mieux comprendre cet aspect du système, lisez notre article sur pourquoi il est peut-être temps de dire adieu aux déchets de porte-boissons en carton.
Checklist de planification des gobelets réutilisables pour festivals
Avant le lancement, vérifiez les points suivants :
- fréquentation attendue et périodes de pointe confirmées
- nombre de bars et de points de service confirmé
- tailles de gobelets et types de boissons définis
- décision prise entre emprunt, location ou achat
- système de consigne et de retour choisi
- méthode de lavage choisie
- espace de stockage confirmé
- rôles du personnel attribués
- signalétique destinée aux participants préparée
- points de retour clairement planifiés
- Cupkeeper ou une autre solution de transport multi-boissons envisagé
Cette checklist est simple, et c’est précisément le but. Elle vous aide à repérer les lacunes pratiques avant qu’elles ne deviennent des problèmes le jour de l’événement.
Prêt à planifier votre système de gobelets réutilisables ?
Si vous préparez un festival, un concert, un événement sportif ou tout autre événement à fort volume, nous pouvons vous aider à choisir les bons types de gobelets réutilisables, à estimer les quantités nécessaires et à les associer à la bonne configuration Cupkeeper.
Nous contacter pour des conseils de planification
Sources et lectures complémentaires
Sources :
Il existe un guide détaillé d’OVAM créé par ecofest. Il n’est disponible qu’en néerlandais. Si vous parlez néerlandais, nous vous recommandons vivement de le lire, mais nous avons fait de notre mieux pour couvrir ici les points les plus importants.
Il existe aussi un guide en anglais sur les gobelets réutilisables, certes moins détaillé, publié par RAW Foundation en collaboration avec l’Association of Independent Festivals (AIF) et Kambe Events, un cabinet de conseil en gestion d’événements durables.
Pour aller plus loin, vous pouvez également consulter :
