Herbruikbare bekers zijn een geweldige manier om evenementen minder belastend voor het milieu te maken. Ze bieden nog veel meer voordelen, maar de implementatie ervan is niet zonder uitdagingen. Hoeveel heb je er nodig? Hoe zorg je ervoor dat mensen ze terugbrengen? Heb je meer personeel nodig om met de verandering om te gaan? Waar haal je de bekers en welk materiaal gebruik je? Hoe zit het met opslagruimte, afwassen en andere logistieke uitdagingen? In deze post behandelen we al deze vragen in detail.
Maar eerst: waarom is dit zo belangrijk?
De belangrijkste redenen en voordelen van herbruikbare bekers
The environment is certainly our first main concern. But there is more. One big incentive comes from legislation. The EU has demanded we shift away single-use plastics (SUP) through their SUP-directive. Member States can fill in how they implement the changes, but one thing is clear: single-use plastics are not here to stay. Shifting to reusable is a matter of future-proofing your events, as bans and strict recycling targets are becoming the norm.
Gelukkig zijn er ook voordelen verbonden aan het overstappen op duurzamere praktijken, zoals het gebruik van herbruikbare bekers:
- Herbruikbare bekers zijn een investering: ze kosten aanvankelijk meer, maar bij elk volgend gebruik worden de kosten gemiddeld lager.
- Afvalbeheer en opruimkosten zijn aanzienlijk lager dan bij bekers voor eenmalig gebruik, vooral met de steeds hogere recyclingdoelstellingen. Dit bespaart kosten en maakt je evenement netter en aangenamer voor bezoekers.
- Ze hebben een hogere kwaliteit, ook leuk voor bezoekers.
- Milieubewuste bezoekers zullen evenementen die in lijn liggen met hun waarden waarderen en ondersteunen, waardoor je evenement aantrekkelijker wordt.
- Herbruikbare bekers zijn ook een boodschap: jou merk geeft om zijn impact op het milieu. Misschien krijg je positieve publiciteit, betere relaties met de gemeenschap en misschien trek je zelfs milieubewuste sponsors aan.
Overwegingen bij het overstappen op herbruikbare bekers
Er zijn veel aspecten van herbruikbare bekers die je best zorgvuldig overweegt om het meeste uit de overgang te halen. Laten we de belangrijkste punten bekijken.
1. Materiaal
Het eerste waar je rekening mee moet houden is welk type herbruikbare bekers je wil gebruiken. De drie meest gebruikte materialen zijn polypropyleen (PP), polycarbonaat (PC) en copolyester (zoals Tritan). Afhankelijk van je evenement en het soort dranken die je serveert, kies je om met een van deze materialen of een combinatie te werken.
- Polypropyleen (PP): PP-bekers zijn het meest milieuvriendelijk, ondoorzichtig, robuust en kosteneffectief, waardoor ze perfect zijn voor gebruik bij grote evenementen met een hoge omloopsnelheid.
- Polycarbonaat (PC) en Copolyester: Deze transparante materialen zien eruit als glas en zijn zeer duurzaam, ideaal voor chique evenementen of specifieke toepassingen zoals wijn-, champagne- of speciaalbierglazen.
2. Hoeveel heb je er nodig?
Hoeveel herbruikbare bekers jouw evenement nodig heeft, hangt af van veel factoren. Idealiter kun je het consumptiegedrag inschatten op basis van eerdere edities, maar we geven je wat algemene richtlijnen die je kan volgen als het je eerste evenement is of als je niet helemaal zeker bent.
Ten eerste moet je rekening houden met het maximum aantal deelnemers dat je op één moment verwacht en het aantal verschillende soorten bekers dat je wilt gebruiken.
Het aantal tapinstallaties, de inzamel- en wasmethode, de piekmomenten, het evenementenprogramma en weersvoorspellingen spelen ook een rol bij het bepalen van het juiste aantal herbruikbare bekers.
Je wilt streven naar een marge van 10-15%, zodat je zeker genoeg herbruikbare bekers op voorraad hebt.
Als algemene vuistregel neem je voor een ‘snel’ evenement, zoals een festival of beurs, minstens 7 bekers per bezoeker per dag. Voor ‘langzame’ evenementen, zoals een sportwedstrijd, muziekconcert of een voorstelling in een cultureel centrum, kun je volstaan met 2 of 3 bekers per dagelijkse bezoeker.
Met wassen op locatie kan een snel evenement volstaan met 4 en een langzaam met 1 beker(s) per dagelijkse bezoeker.
3. Waar haal je herbruikbare bekers?
Er zijn drie opties voor het verkrijgen van herbruikbare bekers:
- Lenen: Lokale brouwerijen, gemeenten of naburige organisaties kunnen bekers uitlenen, waarbij vaak alleen een vergoeding wordt gevraagd voor verloren of beschadigde items.
- Huren: Gespecialiseerde dienstverleners bieden verhuurdiensten aan, die vaak levering, schoonmaak en ophaling omvatten – ideaal voor middelgrote tot grote evenementen.
- Aankopen: Voor regelmatig terugkerende evenementen kan de aanschaf van herbruikbare bekers kosteneffectief zijn. Als je deze bekers aanpast met het merk van je evenement, kan je er ook gedenkwaardige souvenirs van maken. (Dat kan echter een uitdaging zijn voor inzameldoelen als te veel mensen ze mee naar huis nemen).
4. Hoe implementeer je een systeem met herbruikbare bekers op je evenement?
Het implementeren van een systeem voor herbruikbare bekers vereist zorgvuldige planning. Voor een effectieve implementatie moet je rekening houden met je statiegeld-/retoursysteem, wassen, personeel en opslagruimte. Maak tot slot een plan voor hoe je de veranderingen gaat communiceren aan zowel je personeel als je bezoekers.
1. Waarborg- en retoursysteem
Om ervoor te zorgen dat mensen je bekers terugbrengen voor hergebruik, vraag je statiegeld voor hun eerste beker, die ze dan inruilen bij elk volgend drankje. Zorg ervoor dat het statiegeld hoog genoeg is, niet minder dan €1. Je kunt één van de volgende waarborgsystemen gebruiken:
- Contante transacties: Eenvoudig en direct, geschikt voor kleinere evenementen.
- Cashless betalingssystemen: Efficiënt voor grotere evenementen, waarbij polsbandjes of chipkaarten worden gebruikt om het proces te stroomlijnen.
- Ecotokens: Deelnemers krijgen bij binnenkomst een token, die bij hun eerste drankje wordt ingewisseld voor een beker. Dit vereenvoudigt de logistiek en vermindert fraude. Zorg ervoor dat mensen een nieuwe token kunnen kopen als je hem verliezen.
Tenzij je ecotokens gebruikt, geef mensen dan de mogelijkheid om hun laatste bekers terug te ruilen voor de geldwaarde. Het is een goed idee om ook een inleverpunt bij de uitgang te hebben voor mensen die niet in de rij willen wachten. Sommige evenementen doneren dat statiegeld aan goede doelen als extra stimulans.
Dit is een belangrijke uitdaging in de overgang naar herbruikbare bekers. Gelukkig leiden nieuwe uitdagingen vaak tot innovatie.
Bekijk het Smart Cups® en Smart Bin® systeem, gecreëerd door Goodless. Dit systeem transformeert de uitdaging in een kans om de afhandeling aan de bar te stroomlijnen en de inzameling te automatiseren. Een chip houdt bij wie welke bekers heeft gekocht en integreert met elk contactloos betaalsysteem. Vervolgens regelt de Smart Bin de inzameling en vergoedt automatisch de borg.
2. Wassen
Wassystemen zijn een ander cruciaal aspect. Je kan samenwerken met gespecialiseerde schoonmaakdiensten die achteraf alle bekers wassen, of je kan wasstations op locatie opzetten als je locatie over de nodige infrastructuur beschikt. Beide opties hebben hun voordelen en de beste keuze hangt af van de grootte en middelen van je evenement.
Bereken eerst de kosten van het huren van een groter aantal bekers (zonder tussentijds wassen) versus de kosten van tussentijds wassen en het huren van minder bekers om de meest kosteneffectieve optie te bepalen.
Voor afwassen op locatie heb je water- en elektriciteitsaansluitingen, afwasmiddel en bakken nodig om bekers in te stapelen. Plaats het wasstation in de buurt van de bar zodat ze gemakkelijk kunnen circuleren. Je kiest best voor een vaatwasser, omdat dat hygiënischer is en minder handenarbeid vereist. Denk eraan dat er genoeg ruimte is voor kopjes om af te koelen nadat ze uit de vaatwasser komen.
3. Personeel
Je hebt extra personeel nodig om herbruikbare bekers goed te beheren. Aan de andere kant, kan je het schoonmaakteam vaak halveren als compensatie.
Wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor alle zaken die met bekers te maken hebben: gebruikte bekers naar opslag- of wasstations brengen, de voorraad bijhouden bij de bar, het personeel informeren en eventuele problemen melden.
Plan bovendien extra personeel in voor:
- Logistiek (voorraadbeheer en opslag van gebruikte bekers): voeg een extra personeelslid toe per 3000 bezoekers.
- Statiegeld retourneren: kassiers kunnen dit afhandelen, aangezien ze minder te doen hebben aan het einde van evenementen. Je kan een extra kassier per 3000 bezoekers toevoegen om stortingen af te handelen.
- Met eco-tokens: neem een extra persoon in dienst voor elke 3500 bezoekers, alleen nodig aan het begin van het evenement om eco-tokens uit te delen. Ze kunnen daarna ergens anders ingezet worden.
- Wassen op locatie: reken op een extra personeelslid per 500 bezoekers als je uitsluitend herbruikbare bekers gebruikt.
4. Opslag en hygiëne
Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat herbruikbare bekers 6 tot 25 keer meer ruimte innemen dan bekers voor eenmalig gebruik, afhankelijk van hoe ze gestapeld worden. Controleer van tevoren hoeveel opslagruimte je nodig hebt.
Als je ter plaatse wast, zorg er dan voor dat je genoeg tijd hebt om de bekers volledig te laten drogen na de laatste wasbeurt. Anders kunnen ze vervuild raken en een muffe geur achterlaten.
5. Communicatie
Zorg er tot slot voor dat je de benodigde details goed communiceert naar de juiste mensen. Zowel je personeel als je bezoekers moeten weten hoe je systeem werkt om het effectief te laten zijn.
Personeel
Zorg ervoor dat je de barmanagers van tevoren schriftelijk informeert. Herhaal de briefing vervolgens mondeling aan het volledige barpersoneel vlak voor het evenement. Behandel zeker:
- welke drankjes gaan in welk type beker
- de juiste berekening met het door jou gekozen statiegeldsysteem
- hoe gebruikte bekers worden opgeslagen en wie verantwoordelijk is
- hoe de bar van propere bekers wordt voorzien en wie daarvoor verantwoordelijk is
- hoe diefstal of fraude te voorkomen (bijvoorbeeld door het bewaren van bekers uit het zicht te houden of zorgvuldig te laten controleren door de beveiliging)
- de regels voor consumptie door personeelsleden
Bezoekers
Laat je bezoekers zo min mogelijk twijfelen over je systeem door de informatie vaak te herhalen. Begin met vooraf communiceren op je website en sociale media. Zorg er vervolgens tijdens het evenement voor dat de informatie bij elke bar beschikbaar is en dat teruggavestands duidelijk zichtbaar zijn. Maak gebruik van banners, LED-schermen of krijtborden om de benodigde informatie zo veel mogelijk beschikbaar te maken.
Tot slot
Overschakelen op herbruikbare bekers is een belangrijke stap om je evenementen duurzamer te maken en toekomstbestendig voor steeds strengere regelgeving. Hoewel het niet zonder uitdagingen is en in het begin zorgvuldige planning vereist, gaan de voordelen verder dan duurzaamheid. Je vermindert afval en opruimkosten en verbetert het imago van je merk en de algehele ervaring van je evenement.
We hopen dat deze gedetailleerde voorbereidingsgids je zal helpen bij het plannen van je strategie voor een soepele implementatie.
Als je herbruikbare bekers gaat gebruiken, overweeg dan ook herbruikbare bekerhouders. Terwijl je plastic afval aanzienlijk vermindert, wil je die kartonnen bekerhouders niet achterlaten op het terrein van je evenement.
The Original Cupkeeper is an excellent alternative to cardboard cup holders. Beyond it’s eco-friendly materials and long lifespan, it offers superior functionality and an elegant opportunity for branding a valuable souvenir for your fans.
We helpen je graag op weg naar groenere evenementen en wensen je een prachtige dag.
Bronnen:
Deze gids is grotendeels gebaseerd op een gedetailleerde handleiding van de OVAM, gemaakt door ecofest, sustainable event facilitator in Vlaanderen. We hebben ons best gedaan om de belangrijkste punten hier te behandelen, maar de handleiding is zeker een aanrader.
Er is ook een Engelse gids voor herbruikbare bekers, zij het met minder details, gepubliceerd door RAW-stichtingen in samenwerking met de Association of Independant Festivals (AIF) en Kambe Events, een adviesbureau voor duurzaam evenementenbeheer.
0 reacties