Herbruikbare bekers voor festivals en evenementen helpen organisatoren om afval te verminderen, de schoonmaakdruk te verlagen en de drankservice vlotter te laten verlopen. Maar de juiste aanpak kiezen roept ook heel wat praktische vragen op.
- Hoeveel bekers heb je nodig?
- Welk materiaal kies je best?
- Leen, huur of koop je ze?
- En hoe pak je waarborg, afwas, staffing en opslag aan?
In deze gids overlopen we de belangrijkste keuzes voor eventorganisatoren. Of je nu een festival, concert, sportevent of ander event met veel bezoekers organiseert, het doel blijft hetzelfde: een systeem met herbruikbare bekers opzetten dat vlot werkt voor zowel je team als je bezoekers.
Kort antwoord: wat moet je plannen voor een systeem met herbruikbare bekers?
Voor je overstapt op herbruikbare bekers, moet je als organisator meestal beslissen:
- hoeveel bekers je bestelt
- welk materiaal het best bij je event past
- of je gaat lenen, huren of kopen
- hoe waarborg en retour zullen werken
- of de afwas ter plaatse of extern gebeurt
- hoe herbruikbare bekerhouders passen binnen de bezoekerservaring
Waarom festivals overstappen op herbruikbare bekers
Duurzaamheid is één reden waarom festivals afscheid nemen van wegwerpbekers. Maar ook werking, kostenbeheersing, regelgeving en bezoekerservaring spelen mee.
In heel Europa duwen regels evenementen weg van single-use plastics en richting herbruikbare systemen. Daardoor zijn herbruikbare bekers meer dan alleen een milieukeuze. Ze zijn ook een praktische manier om je event futureproof te maken.
Naast het naleven van regels bieden herbruikbare bekers ook heel wat praktische voordelen:
- minder afval en minder druk op de schoonmaak
- een steviger en kwalitatiever gevoel dan wegwerpbekers
- lagere kost per drankje op termijn, als je ze goed hergebruikt
- een betere match met milieubewuste bezoekers, partners en sponsors
- een zichtbaarder duurzaamheidsverhaal voor je eventmerk
Hoe kies je de juiste opstelling met herbruikbare bekers voor jouw event
De beste aanpak hangt af van de grootte van je event, de snelheid van je drankservice, je brandingnoden en of het om een eenmalig of terugkerend event gaat.
Klein lokaal event
Een eenvoudige leen- of huurformule volstaat vaak. Beperk het aantal bekertypes, werk met een simpel retourpunt en maak het systeem niet onnodig ingewikkeld.
Event met hoog volume
Dan moet je plannen voor een snellere circulatie van bekers, duidelijke retourpunten en een goede briefing voor je team. Hier moeten herbruikbare bekers, retourlogistiek en herbruikbare oplossingen om meerdere drankjes te dragen goed op elkaar afgestemd zijn.
Terugkerend event met branding
Als je event elk jaar terugkomt, kan het interessanter worden om bedrukte herbruikbare bekers te kopen. Bekers met branding versterken de beleving, maar kunnen ook je retourgraad verlagen als te veel bezoekers ze mee naar huis nemen.
Materiaal
De eerste keuze is welk materiaal het best past bij je event. De meeste herbruikbare eventbekers zijn gemaakt van polypropyleen (PP), polycarbonaat (PC) of copolyester materialen zoals Tritan. Afhankelijk van je drankaanbod en de stijl van je event kan je één materiaal gebruiken of een combinatie.
- Polypropyleen (PP): stevig, kostenefficiënt en erg geschikt voor festivals en events met veel circulatie
- Polycarbonaat (PC): transparant en duurzaam, met een uitstraling die meer op glas lijkt
- Copolyester / Tritan: ook transparant en duurzaam, vaak gebruikt wanneer de look belangrijker is
Als je event bier, frisdrank, wijn en special drinks serveert, kan het logisch zijn om meer dan één bekertype te gebruiken. Hou er wel rekening mee dat meerdere bekertypes de logistiek en staffing complexer maken.
Hoeveel herbruikbare bekers moet je bestellen?
Het aantal herbruikbare bekers dat je nodig hebt, hangt af van je bezoekersaantal, de snelheid aan de bars, de afwasmethode, piekmomenten, het weer en hoeveel formaten je wil gebruiken. Heb je data van vorige edities, vertrek dan daarmee. Zo niet, werk dan met inschattingen.
Start met:
- het maximum aantal bezoekers dat tegelijk aanwezig zal zijn
- het aantal bars of drankpunten
- het aantal bekertypes en formaten
- of de afwas ter plaatse of extern gebeurt
- hoe sterk je piekmomenten geconcentreerd zijn
Voorzie daarnaast een buffer van 10-15% zodat je tijdens piekmomenten niet zonder bekers valt.
Als vuistregel:
- voor een snel event zoals een festival of kermis, vertrek je best van ongeveer 7 bekers per bezoeker per dag
- voor een trager event zoals een sportwedstrijd, muziekconcert of voorstelling, vertrek je best van ongeveer 2-3 bekers per bezoeker per dag
- met een efficiënte afwas op locatie kunnen die aantallen flink dalen
Dit zijn startpunten, geen vaste regels. Wat je echt nodig hebt, hangt af van de indeling van je event, de snelheid van je service en je retoursysteem.
Leen, huur of koop je herbruikbare bekers?
Er zijn drie hoofdmanieren om herbruikbare bekers te voorzien. Je keuze hangt af van hoe vaak je event plaatsvindt, hoeveel personalisatie je wil en hoeveel logistieke ondersteuning je nodig hebt.
- Lenen: een praktische optie voor kleinere lokale events
- Huren: vaak de beste keuze voor middelgrote tot grote events, zeker als levering en reiniging inbegrepen zijn
- Kopen: vaak interessant voor terugkerende events of events die bedrukte bekers willen en meer op branding inzetten
Als je bekers wil personaliseren met je eventbranding, hou er dan rekening mee dat souvenirwaarde je retourgraad kan verlagen wanneer te veel bezoekers de beker houden.
Je kan deze opties ook combineren. Een terugkerend event kan bijvoorbeeld een basisvoorraad kopen en extra bekers huren voor piekmomenten.
Hoe werken waarborgsystemen?
Een systeem met herbruikbare bekers werkt het best als je waarborg, retour, afwas, staffing en communicatie samen uitwerkt. Eén van de grootste operationele uitdagingen is om bekers consequent terug te krijgen.
Een veelgebruikte aanpak is een waarborg aanrekenen voor de eerste beker en die beker daarna bij elk volgend drankje omruilen. De waarborg moet hoog genoeg zijn zodat bezoekers de beker ook effectief terugbrengen.
Veelvoorkomende waarborgsystemen zijn:
- Cashbetalingen: eenvoudig en direct voor kleinere events
- Cashless systemen: efficiënt voor grotere events met polsbandjes of chipkaarten
- Eco-tokens: een token wordt ingeruild voor een eerste beker en speelt daarna mee in het retour- en omruilsysteem
Als je geen eco-tokens gebruikt, laat bezoekers dan hun laatste beker inruilen voor de waarborgwaarde. Een goed zichtbaar retourpunt aan de uitgang kan helpen om achtergelaten bekers en lange wachtrijen te beperken. Sommige events schenken niet-opgehaalde waarborgen ook aan een goed doel.
Als je meer geavanceerde inzamelsystemen bekijkt, kan je ook oplossingen zoals Goodless en hun slimme inzameltools meenemen in je zoektocht.
Afwas, staffing en opslag
Afwas
Beslis vervolgens of de afwas ter plaatse of extern gebeurt. Beide opties kunnen werken. Wat het best is, hangt af van de grootte van je event, de infrastructuur, logistiek en kostprijs.
Vergelijk:
- de kost van meer bekers huren zonder tussentijdse afwas
- met afwassen tijdens het event en minder totaal aantal bekers huren of kopen
Voor afwas op locatie moet je plannen voor:
- water en elektriciteit
- detergent
- bakken of stapelsystemen
- voldoende ruimte in de buurt van de bar
- genoeg koel- en droogruimte na het wassen
Een vaatwasser is meestal de meest hygiënische en efficiënte optie, als je locatie dat toelaat.
Staffing
Herbruikbare systemen verschuiven het werk meestal eerder dan gewoon extra werk te creëren. Je hebt misschien meer ondersteuning nodig voor bekerverwerking, maar minder voor opruimen.
Duid één persoon aan die eigenaar is van het bekersysteem en verantwoordelijk is voor logistiek, voorraad, briefing van het team en probleemoplossing. Schat daarna in hoeveel ondersteuning je nodig hebt voor:
- voorraad en logistiek
- retour van waarborgen
- tokenverwerking, indien van toepassing
- afwas op locatie, indien van toepassing
Als je alleen met herbruikbare bekers werkt en de afwas op locatie plant, zorg er dan voor dat de staffing daarvoor realistisch is voor de start van het event.
Opslag en hygiëne
Herbruikbare bekers nemen veel meer opslagruimte in dan wegwerpvoorraad, dus opslag moet je op tijd mee inplannen.
Als je op locatie afwast, geef de bekers dan genoeg tijd om volledig te drogen na de laatste wasbeurt. Als je ze nog vochtig opbergt, kan dat problemen geven met hygiëne en geur.
Communicatie naar team en bezoekers
Duidelijke communicatie is wat het systeem op de dag zelf doet werken. Zowel je team als je bezoekers moeten begrijpen hoe de bekers doorheen het event bewegen.
Team
Brief je barverantwoordelijken vooraf schriftelijk en herhaal die briefing mondeling voor de opening. Zorg dat je team begrijpt:
- welke dranken in welk bekertype horen
- hoe de waarborg wordt aangerekend
- waar gebruikte bekers naartoe moeten
- hoe propere bekers terug aan de bar komen
- wie logistieke beslissingen neemt tijdens het event
- hoe fraude of voorraadverlies wordt voorkomen
- welke regels er zijn rond consumpties van medewerkers
Bezoekers
Leg het systeem vroeg uit en herhaal het vaak:
- vermeld het op je website en sociale media voor het event
- gebruik signalisatie aan de bars tijdens het event
- maak retourpunten goed zichtbaar
- herhaal de kerninfo op schermen, borden of banners
Hoe makkelijker het systeem te begrijpen is, hoe groter de kans dat mensen het correct gebruiken.
Hoe Cupkeepers passen binnen een systeem met herbruikbare bekers
Herbruikbare bekers lossen maar een deel van het afvalprobleem op. Als bezoekers hun drankjes nog altijd meenemen met kartonnen wegwerpdrankdragers, is je systeem niet volledig. Sterker nog: dat kartonafval zal alleen maar harder opvallen zodra je overschakelt naar herbruikbaar eet- en drinkgerei.
Cupkeeper helpt events om kartonnen wegwerpdrankdragers te vervangen door een herbruikbare oplossing die:
- makkelijker draagt
- makkelijker te branden is, en
- beter aansluit bij een herbruikbare drankservice.
Dat is belangrijk voor festivals en drukke events met veel volk, waar mensen vaak meerdere drankjes meenemen van de bar. Bezoekers die meer drankjes kunnen dragen, zorgen voor meer verkoop en kortere wachtrijen.
Een premium herbruikbare houder zoals Cupkeeper betekent:
- geen afval van kartonnen drankdragers
- een vlottere bezoekerservaring (onderschat het gemak van drankjes met één hand dragen niet, zeker niet in drukke menigtes)
- meer zichtbaarheid voor je duurzame keuzes
- een extra brandingkans voor je event of sponsors
- een extra inkomstenstroom, omdat bezoekers graag een drankticket betalen voor hun Cupkeeper
Als je dat onderdeel van het systeem beter wil begrijpen, lees dan ook ons artikel over waarom het misschien tijd is om afscheid te nemen van afval door kartonnen drankdragers.
Checklist voor het plannen van herbruikbare bekers op festivals
Voor de dag van het event, vink je best deze punten af:
- verwachte opkomst en piekmomenten bevestigd
- aantal bars en drankpunten bevestigd
- bekergroottes en dranktypes in kaart gebracht
- keuze tussen lenen, huren of kopen gemaakt
- waarborg- en retoursysteem gekozen
- afwasmethode gekozen
- opslagruimte bevestigd
- teamrollen toegewezen
- signalisatie voor bezoekers voorbereid
- retourpunten duidelijk ingepland
- Cupkeeper of een andere oplossing om meerdere drankjes te dragen overwogen
Deze checklist is eenvoudig, en net dat is het punt. Zo spot je praktische gaten voor ze op de eventdag problemen worden.
Klaar om jouw systeem met herbruikbare bekers te plannen?
Ben je een festival, concert, sportevent of ander event met veel bezoekers aan het voorbereiden? Dan helpen we je graag om de juiste types herbruikbare bekers te kiezen, aantallen in te schatten en ze te combineren met de juiste Cupkeeper-opstelling.
Contacteer ons voor planningsadvies
Bronnen en extra leesvoer
Bronnen:
Er is een uitgebreide handleiding van OVAM gemaakt door ecofest. Die is wel alleen beschikbaar in het Nederlands. Als je Nederlands spreekt, raden we echt aan om die handleiding te lezen, maar we hebben hier ons best gedaan om de belangrijkste punten samen te vatten.
Er is ook een Engelstalige gids over herbruikbare bekers, al is die wat minder uitgebreid, gepubliceerd door RAW foundations in samenwerking met de Association of Independant Festivals (AIF) en Kambe Events, een consultancy in duurzaam eventmanagement.
Voor verwante artikels vind je deze misschien ook interessant:
